Welche Daten und Unterlagen müssen Sie für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen bei uns einreichen? Hier erhalten Sie eine kurze Auflistung der benötigten Unterlagen. Die praktische Checkliste erhalten Sie am Ende dieser Seite auch als PDF-Datei zum Download. 

Benötigte Unterlagen zur Durchführung der Lohnabrechnung: 

¨  Letzter Bescheid der Berufsgenossenschaft 

¨  Prüfbericht der letzten Lohnsteuer- & Sozialversicherungsprüfung 

¨  Mitteilung zu Mandantenbesonderheiten, z.B. Sonderzahlungen, Zahlungsmodalitäten 

¨  Betriebsnummer (Arbeitsagentur) und bei Baulohn: Zusatzversorgungskasse 

¨  bei Vorberater: Datenübertrag von Datev 

¨  bei Fremdprogramm: Ausdruck der letzten Abrechnung und Stammdaten

Benötigte Unterlagen im laufenden Prozess: 

¨  Sofortmeldung: Personalfragebogen Sofortmeldung 

¨  Neuer Mitarbeiter/Auszubildender: Personalfragebogen plus Arbeitsvertrag und sonstige Zusatzvereinbarungen 

¨  Geringfügig/kurzfristig Beschäftigte: Personalfragebogen inkl. Rentenbefreiungsantrag 

¨  Kündigung/Austritt: Vorlage der Kündigung bzw. Aufhebungsvereinbarung 

¨  Fehlzeitenbescheinigungen: z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Schwangerschaft, Wiedereingliederungsmaßnahmen 

¨  Akte/Beschluss bei Rechtsstreitigkeiten 

Bei Gesellschafter/Geschäftsführer: 

¨  Vorlage Anstellungsvertrag und ggf. rentenversicherungsrechtliche Beurteilung 

¨  Bescheinigungen über private Krankenversicherung/Vorsorgekassen 

Bei Studenten/Schülern: 

¨  Immatrikulationsbescheinigung/Schulbescheinigung 

Sonstige Vereinbarungen: 

¨  z.B. Firmenwagen-/Fahrtkostenabrechnung 

¨  Pfändungsbeschlüsse 

¨  Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge/vermögenswirksame Leistungen 

¨  Darlehensverträge/Vorschussvereinbarungen

Abrechnungsrelevante Informationen: 

¨  Benachrichtigung bei Tarifvertragsänderungen 

¨  Abrechnungsgrundlage bei der Auszahlung von Reisekosten lt. Reisekostenabrechnungen (Hotelbelege, Verpflegungs- und Bewirtungsbelege) 

¨  Benachrichtigung bei Gehaltsmaßnahmen und Arbeitszeitenänderungen 

¨  Benachrichtigung über die Auszahlung von Mehr- bzw. Überstunden 

¨  Benachrichtigung über Auszahlung von Sonn- & Feiertags- sowie Nachtzuschlägen 

¨  Benachrichtigung über Sachbezüge 

¨  Benachrichtigung über sonstige Einmalzahlungen und Zulagen z.B. Prämien, Sonderzahlungen, Erschwerniszulage etc. 

¨  Benachrichtigung über Vorschussbelege und sonstige Abzüge 

Hier erhalten Sie die praktische Checkliste Lohnunterlagen als PDF-Datei zum Download!